Teknik Penyusutan Arsip

Teknik Penyusutan Arsip

Penyusutan Arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan cara memindahkan sebagian arsip ke tempat lain, memusnahkannya maupun menyerahkannya ke kantor arsip daerah.
Tujuan atau manfaat teknik penyusutan arsip, yaitu :
Menjamin tersedianya informasi (arsip) yang benar-benar bernilai guna
Meningkatkan efisiensi & efektifitas pengelolaan arsip
Menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional
Meningkatkan kualitas penyimpanan dan penataan arsip
Meningkatkan kecepatan penemuan kembali arsip
Meningkatkan keindahan dan ketertiban ruang kerja
I. Teknik Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA)
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah satu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
Kegunaan dari Jadwal retensi arsip, yaitu :
1. Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
2. Memudahkan penyimapanan dan penemuan kembali arsip aktif
3. Menghemat ruangan, perlengkapan, dan biaya
4. Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
5. Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional
Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai kegunaan tersebut, jadwal retensi arsip disusun oleh suatu panitia yang terdiri dari pejabat yang benar-benar memahami kearsipan, fungsi dari kegiatan instansinya masing-masing. Dalam melaksanakan tugasnya, panitia tersebut perlu mendengar pertimbangan ketua badan pemeriksa keuangan, sepanjang menyangkut masalah keuangan dan kepala badan kepegawaian Negara, sepanjang mengenai masalah kepegawaian.
Arsip yang mempunyai nilai atau tudak bernilai, di samping dapat diukur dari jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian. Angka pemakaian (AP) adalah angka persentase, sebagai perbandingan antara julah permintaan arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.
Rumus untuk menghitung angka pemakaian, yaitu :

Catatan : apabila setelah diadakan penghitungan, hasilnya < 5% ( lebih kecil dari 5%) maka arsip
tersebut baru boleh atau lebih baik disusutkan.

Teknik penyusutan arsip berdasarkan JRA dibagi menjadi 3, yaitu :
1. Prosedur Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif
Prosedur pemindahan adalah suatu kegiatan untuk memindahkan arsip-arsip aktif yang sudah tidak mempunyai nilai guna ke Unit Sentral (menjadi arsip inaktif).
Prosedur pemidahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut.
a. Pemeriksaan dan pemilihan arsip berdasarkan JRA: yaitu memeriksa dan memilih arsip-arsip aktif yang telah menjadi in-aktif
b. Membuat daftar arsip; yaitu membuat daftar arsip yang akan di pindahkan serta daftar serah terima arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
c. Membuat Berita Acara Pemindahan arsip (BAP)
Berita acara adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.
d. Pemindahan arsip; yaitu memindahkan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
Jika suatu instansi yang tidak memiliki unit kearsipan, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktf. Arsip inaktif ini masih tetap di bawah pengawasan unit kerja bersangkutan.

Jika suatu instansi yang mempunyai unit kearsipan, maka pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari dari unit kerja ke unit kearsipan.

2. Prosedur Pemusnahan Arsip

Prosedur pemusnahan arsip adalah tindakan atau kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang telah berakhir fungsinya, serta yang tidak memiliki nilai guna.

Prosedur pemusnahan terdiri dari langkah – angkah sebagai berikut:
a. Pemeriksaan arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip aktif atau in-aktif yang akan dimusnahkan.
b. Membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan
Daftar pemusnahan berisi jenis arsip yang dimusnahkan (misalnya kuitansi) dan jumlah lembarnya, serta periode tahun dari arsip yang dimusnahkan (misalnya arsip tahun 1965)
c. Pengesahan dari unit kearsipan dan ANRI
Daftar tersebut perlu mendapat pengesahan atau persetujuan dari arsip nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyaa nilai, menurut arsip nasional
d. Membuat Berita Acara Pemusnahan arsip (BAP)
Pemusnahan dilaksanakan ole penanggungjawab kearsipan dan 2 orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilakasanakan, maka berita acara dan daftar arsip ditandatangani oleh penanggungjawab pemusnahan bersama saksi-saksi (2 orang).
e. Pelaksanaan pemusnahan; yaitu memusnahkan arsip dengan berbagai cara
Pemusnahan dapat dilakukan dengan cara :
– Pembakaran
– Penghancuran dengan mesin penghancur kertas
– Proses kimiawi

3. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI)
Penyerahan arsip adalah suatu kegiatan untuk menyerahkan arsip statis yang substansinya berskala nasional dari instansi ke Arsip Nasional (ANRI).

Prosedur penyerahan terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut.
a. Pemeriksaan dan penilaian arsip berdasarkan JRA; yaitu memeriksa arsip-arsip yang mempunyai nilai guna kebangsaan (arsip statis)
b. Membuat daftar arsip yang akan diserahkan serta daftar serah terima arsip dari instansi ke pihak arsip nasional (dibuat dalam rangkap dua)
c. Pembuatan Berita Acara Penyerahan Arsip
d. Menandatangani daftar tersebut oleh pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip
e. Daftar asli yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi
f. Pelaksanaan Penyerahan; yaitu menyerahkan arsip statis kepada pihak arsip nasional

II. Teknik Penyusutan Arsip Berdasarkan Non JRA
Teknik penyusutan arsip ini dilakukan disamping instansi penyelenggaran arsip belum memiliki JRA dan tidak mempunyai program penyusutan arsip secara periodik .Juga karena kondisi arsip diinstansi tersebut tidak teratur atau kacau.

Untuk itu dibutuhkan teknik-teknik penanganan arsip sedemikian rupa sehingga kegiatan penyusutan dapat dilakukan seoptimal mungkin.
Teknik ini meliputi :
1. Perencanaan
Merupakan kegiatan awal , dapat berupa proposal atau rencana kerja yang didalamnya memuat usulan tentang perlunya diadakannya pembenahan. Rencana kerja ini harus didasarkan pada data yang tepat dan akurat .Maka sebelum menyusun perencanaan perlu dilaksanakan survey arsip untuk mengetahui jumlah , kondisi , lokasi , tahun dll yang menyangkut dengan data untuk pembenahan arsip . Rencana ini di ajukan ke pimpinan untuk memperoleh persetujuan , sehingga dapat diperoleh anggaran sesuai dengan yang dibutuhkan .
2. Penelitian
Penelitian dilakukan terhadap sejarah organisasi pencipta arsip dan sejarah system penataan yang ada . Sehingga berdasarkan hasil penelitian ini penataan arsip akan dapat dilaksanakan berdasarkan asas provenance dan asas original order .Asas provenance terkait dengan pencipta arsip . Suatu organisasi yang berumur 10 tahun mungkin telah berubah 3 kali keorganisasiannya .Maka penataan arsip harus dikelompokkan atas 3 periode itu. Tidak dibenarkan arsip organisasi yang satu dicampur dengan arsip dari organisasi lainnya . Tidak benar pula penataan arsip dari periode A dicampur dengan periode B. Asas original order terkait dengan sistem penataan asli. Jika dengan system geografis harus dikembalikan ke system geografis.
3. Rekonstruksi
Rekonstruksi adalah kegiatan mengembalikan penataan arsip sesuai dengan aslinya. Rekonstruksi dilaksankan untuk mengatur susunan arsip dalam setiap file.
4. Pendiskripsian
Pendiskripsian merupakan kegiatan perekaman informasi setiap arsip. Pendiskripsian ini memuat 5 hal yaitu :
• Informasi arsip
• Tahun arsip
• Tingkat keaslian arsip
• Bentuk redaksi arsip
• Bentuk fisik arsip

5. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
Pembuatan DPA berdasarkan kartu-kartu deskripsi yang kemudian dikelompokkan berdasarkan system penataan aslinya misalnya system penataannya subjek , maka perlu dibuat semacam skema atau kalau masih dapat dikenali pola klasifikasi subjek . Skena atau pola ini dasar pengelompokkan diskripsi yang kemudian dituangkan dalam bentuk daftar.
6. Seleksi dan Penilaian
Setelah DPAS tersusun makan selajutnya dilakukan kegiatan seleksi dan penilaian arsip unutk menentukan mana arsip yang perlu disimpan sebagai arsip aktif , inaktif , usul musnah dan usul untuk diselenggarakan .
7. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan , Dimusnahkan dan Diserahkan
Hasil dari kegiatan seleksi dan penilaian arsip- arsip diatas adalah tersusunnya daftar arsip yang akan disimpan , diusulan musnah dan diusulkan untuk disserahkan ke ANRI atau Lembaga Kearsipan Daerah.
8. Pelaksanan Penyusutan
Dalam konteks ini dapat dilaksanakan melalui kegiatan pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis. Kegiatan pemusnahan arsip sebagaimana telah diuraikan diaatas secara umum. Namun , khusus arsip-arsip yang disusutkan tidak berdasakan JRA maka pembedaannya arsip yang retensinya 10 tahun kurang atau lebih tidak berlaku. Semua arsip diberlakukan sama yaitu dianggap 10 tahun keatas .
Kesimpulan :
1. Arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dari satu tempat penyimpanannya baik dengan
cara memindahkan sebagian arsip ke tempat lain
2. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah satu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh
sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan.
4. Angka pemakaian (AP) adalah angka persentase, sebagai perbandingan antara julah permintaan
arsip untuk digunakan kembali dengan jumlah seluruh arsip yang berada dalam tempat penyimpanan.
Rumus untuk menghitung angka pemakaian, yaitu :

5. Prosedur Pemindahan Arsip Aktif ke Inaktif
Prosedur Pemusnahan Arsip, Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI)
6. Prosedur Penyerahan Arsip ke Arsip Nasional (ANRI)
Penyerahan arsip adalah suatu kegiatan untuk menyerahkan arsip statis yang substansinya
berskala nasional dari instansi ke Arsip Nasional (ANRI).

7. Teknik Penyusutan Arsip Berdasarkan Non JRA meliputi :
1. Perencanaan
2. Penelitian
3. Rekonstruksi
4. Pendiskripsian
5. Penyusunan Daftar Pertelaan Arsip Sementara
6. Seleksi dan Penilaian
7. Penyusunan Daftar Arsip yang Disimpan , Dimusnahkan dan Diserahkan
8. Pelaksanan Penyusutan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s